Le gouvernement, après plusieurs années de promulgation d’une pléthore de lois, a compris qu’il était essentiel de rendre plus simples les diverses règles existantes. La DSN, autrement dit la déclaration sociale nominative, a été mise en place au cours du premier trimestre de l’année 2017. Désormais, la totalité des sociétés en France ont renoncé à plusieurs déclarations des salariés au profit d’une déclaration unique dans le cadre de la gestion quotidienne du personnel.
Qu’est-ce que la DSN ?
La DSN est un document déclaratif mensuel qui transmet des informations sociales concernant la vie des salariés d’une entreprise. Elle a pour but de faciliter le transfert de la paie. Elle consiste en un fichier mensuel consolidé qui est généré à partir de la paie des employés d’une entreprise. Par conséquent, ce dossier regroupe toutes les données nécessaires au traitement de la protection sociale des salariés dans l’optique des entités administratives. La DSN donne un résumé de tous les éléments qui ont affecté la rémunération des employés, comme par exemple les absences pour maternité, les absences pour maladie, les temps supplémentaires, etc.
La DSN est une méthode unique et simplifiée qui s’impose à toutes les entreprises depuis janvier 2017 en remplacement de toutes les déclarations à caractère périodique ou événementiel fournies par les employeurs auprès de l’URSSAF, ou encore de l’AGIRC, de la CPAM, des régimes spéciaux, ou encore de Pôle emploi ou des services fiscaux.
Chaque mois, le 5 ou le 15, chaque entreprise doit remplir sa DSN. Les informations doivent être envoyées vers le site net-entreprises.fr ou vers le site de la Mutualité Sociale Agricole (MSA).
Les seuls employeurs qui ne sont pas impactés par la DSN sont les particuliers et l’administration. Les démarches déclaratives des employeurs sont simplifiées par la DSN mensuelle, qui fournit un récapitulatif de l’état du salarié lors de la paie. Elle comprend le plus de renseignements possibles concernant la situation du salarié tout au long du mois de versement du salaire.
Quels sont les avantages de la DSN pour l’entreprise ?
Le DSN présente les avantages suivants pour l’entreprise :
- la simplification des opérations administratives déclaratives par l’utilisation d’un mode de transmission unique, logique et sécurisé ;
- les déclarations sociales sont dématérialisées ;
- les droits des salariés sont protégés.
Avec la DSN, l’administration du personnel est facilitée
Cette déclaration unique est transmise de manière directe auprès des organismes Pôle emploi, notamment l’URSSAF, la caisse de retraite et les organismes de prévoyance et de sécurité sociale, remplaçant ainsi les 30 déclarations antérieures. Cela peut être par exemple un cas d’arrêt maladie, une maternité ou encore un accident du travail. Comme la DSN est associée au système de paie, vous devez vous assurer que le logiciel que vous choisissez est compatible avec la DSN. Ainsi, vous éviterez d’avoir à retraiter un grand nombre de fois.
Comment sélectionner un logiciel qui convient le mieux à votre entreprise ?
Le choix du logiciel de facturation doit satisfaire à des exigences précises afin de faciliter le travail de votre équipe. En réalité, vous sélectionnerez de préférence un logiciel comptable qui se conforme aux normes NEODES. Ceci afin que votre programme puisse gérer le transfert des informations dématérialisées à caractère social. La gestion de la Déclaration Sociale Standard est susceptible de devenir l’affaire du logiciel de gestion comptable grâce à cette capacité.
Ces programmes assureront également un meilleur confort à vos employés, lesquels pourront consulter leurs informations personnelles en temps réel. Chaque collaborateur accédera, en effet, aux renseignements relatifs à son solde de congés payés, ses RTT et d’autres avantages via son propre compte.
Vous limiterez drastiquement les risques de fraude de la part d’associés malhonnêtes grâce aux pistes d’audit inhérentes aux logiciels de comptabilité. La sécurité de vos informations sera sans doute l’un des éléments sur lesquels vous devrez compter. Les logiciels de paie comprendront des informations personnelles délicates sur les employés de votre entreprise, notamment leurs coordonnées postales, le montant de leur salaire, leurs coordonnées de sécurité sociale, etc. Il est également recommandé de faire appel à un rédacteur.
En choisissant un logiciel qui adhère aux normes NEODES, vous pourrez réduire les tâches fastidieuses de saisie des données. Ainsi, votre personnel pourra se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée. Vous réduirez considérablement les erreurs grâce à l’efficacité de votre système d’information. Ainsi, il ne sera plus nécessaire d’avoir de longues conversations avec l’administration pour signaler les problèmes de saisie et, le cas échéant, les corriger. Enfin, grâce à ses systèmes d’information, les entreprises françaises ont pu réduire drastiquement leurs dépenses de gestion humaine.